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如何優化工作流程和管理者之間的溝通

如何優化工作流程和管理者之間的溝通

發布時間:2020-05-14 09:15:00

作為經理,我必須回答這個問題。我的觀點是,僅僅從優化工作流的角度進行優化是不值得的,因為您不知道在哪里需要改進,哪些不重要,但非常...

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作為經理,我必須回答這個問題。

我的觀點是,僅僅從優化工作流的角度進行優化是不值得的,因為您不知道在哪里需要改進,哪些不重要,但非常必要。工作流的優化不在流程本身,而在業務中。

管理者要放眼全球,熟悉業務的大局,根據業務優化自己的流程。

俗話說,就是站得高,想得準,到真正的地方去。如何從大局的角度來思考和看待問題?

一、業務熟悉度第一:你想做什么業務?有什么新變化嗎?

了解工作流是根據業務調整和更改的。如果業務沒有變化,流程變化的原因是什么?

a、 隨著工作效率的下降,很容易出現大家都說與其他事情無關的問題,找不到負責人;

b、 企業經營成本過高,當收入下降時,更需要通過成本優化來維持現金流;

事實上,很多時候我們的業務都在發生新的變化,這會使原來的流程變得不合適:在公司里,沒有辦法對這項新業務進行有效的合作支持,導致客戶滿意度下降,訂單流失,新項目進展緩慢,這就是優化工作流的目的。

二、召集相關人員討論:面對新的業務變化,我們應該做什么樣的變化來支持新的業務,做好新的業務?成功的關鍵因素是什么?

現在,你對經理的要求更高了。如果你是經理,你必須有這樣的心態:

a、 各部門的人都在向你抱怨這件事中的種種困難。所有這些都是問題,但你不應該退縮。相反,你應該找到一種方法把他們聚集在一起,并找到解決問題的方法。否則,各部門都會推卸責任,不想干,這樣就跟過去沒有變化了。

b、 當你站在“上帝的角度”來評價公司整個項目從頭到尾是如何運作的,事實上,當你想從各個部門培養如何對待這個問題時,更應該讓人信服。當一個新的責任落在a和B之間,很難有一個明確的界限,你應該提出讓a或B中的一個主動,多做一些事情并不意味著吃力不討好,而是要重視部門經理。只有當你培養了全局,更愿意承擔別人不愿承擔的責任時,你自然會得到更多的關注:這是未來管理者的潛力,關注公司的利益,你必須在做更多“三不關心”的工作時,迅速增長你的遠見和能力把問題看得更全面,能抓住復雜問題的關鍵點,高效解決。

c、 面對很多人的討論,為了避免大家的默契,讓執行中描述各種困難,我們應該主動要求他們在會上提出。

會議期間應提出一條規則:請討論你目前遇到的困難或不理解。如果在討論中沒有提到,要么是找不到,要么是故意隱瞞。如果是故意隱藏的,我只詢問結果,而不詢問實現時的過程。

如果在這個階段沒有找到,只有在實施過程中才找到,你可以立即向領導提出解決方案,并隨身攜帶。在領導評估后,你將獲得資源來解決或同意你的行動計劃。你最好坐下來討論哪個部門應該在這件事上提供幫助。

三、調動和安排人員,建立獎勵和監督機制,借助新制度協助項目實施。

在討論了目標和計劃之后,自然要執行它們。在實施初期,很可能會有人不努力,導致大家都努力的現象,但效果很一般。為什么?

a、 有些人內心有抵觸情緒,但卻不好意思表達出來。在實施過程中,遇到一些困難的障礙,他們會回到原來的樣子,不會自己出來。他們總是想走過去依賴的成功之路,因為對他們的攻擊使他們不敢前進。

b、 有些人認為獎勵沒有吸引力。當他們成為僧侶,敲鐘一天,他們自然就成了磨盤。

c、 有些人認為你沒有一個機制來抽查我,所以我會做一段時間,偷懶,或者依靠組織內部多年的關系***,報告假數據。

因此,應建立有效的監督機制,盡量利用信息系統的手段對項目進行記錄,對員工的操作和行為進行監督。畢竟,系統不會說謊,而且***的成本也很高。此外,在深入一線了解新業務后,我們應該建立自己的幾個關鍵數據,讓他們每天定期匯報一天的工作,并通過郵件/微信以日報/周報的形式給您反饋。你應該評估一下他的報告,看看誰工作認真,哪個結果不太好。我們應該面對面交流,提出好的問題來挖掘他們的態度個人價值觀、責任感、動力、工作能力等方面有沒有問題?

我們需要找到愿意支持和完成新業務的人。我們需要與你的目標和愿景一致的人。我們需要有強大的執行力和能夠迅速適應變化的人。當遇到有障礙的員工時,他們要么離開原來的崗位,要么要求他們離開。企業在變,沒有變化,公司很難過上好日子,要想改變會很痛苦,但管理者必須有自己的情感強度,敢于退卻和提拔人。

我將其分為以下兩類:

一、公共信息是以保證其輸入的規范性、信息的準確性和降低通信成本為目標的。我們可以利用信息系統的手段來傳達和溝通。

它是利用系統在部門之間傳遞信息。只需保持信息錄入的準確性、審批的及時性和對人的責任。從根本上講,它可以使部門之間的信息溝通更加高效,溝通成本更低。但這僅僅局限于一些常用的、標準化的標準,它只有在多人合作的情況下才能完成門與門之間相互協作、相互監督的功能。當然,系統中也有一些地方沒有覆蓋,可以通過微信、釘子等通訊管理工具進行補充。

二、如何加強部門與同部門同事之間的溝通?

部門之間的溝通需要部門經理的主動性。當你是首席執行官/老板時,你應該建立一種相互溝通和更多交流的文化,并與他們充分討論和溝通。這里面有一個前提,那就是放棄你自己的山頂理論,什么都不重要。否則,你不能坐在這里當經理。一個好的管理團隊應該是一個樂隊:所有的導演相互合作,為你的觀眾(顧客)演奏一首優美的歌曲。

同事間多渠道溝通的總原則要求管理者平時要培養一種互助溝通的文化,讓自己愿意表達自己的意見和看法。我可以不同意你的意見,但我尊重你自由發言的權利。在團隊中,我們提倡說事情、解決問題、不待人的文化,讓團隊合作成為一種日常生活:一個人可能效率很高,但一群人會一起努力,使產出更穩定、更有效率。

我只能給出一個大的框架,但我需要深入到一線的業務更詳細??傊?,你學會了嗎?

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